Eventmanager

Wat ga je doen?

Als Coördinator evenementen en verhuur bij MBO Utrecht ben je verantwoordelijk voor de organisatie van zowel interne als externe evenementen in onze gebouwen en lever je een bijdrage aan praktijkgericht onderwijs. Je bent het centrale aanspreekpunt en verantwoordelijk voor de planning, logistiek, coördinatie en kostenbeheersing van alle facilitaire en operationele aspecten rondom een evenement. Dit doe je in nauwe samenwerking met de interne of externe klant, maar vooral met ondersteuning van servicedesk, conciërges, schoonmaak, roosteraars, stagecoördinatoren/docenten en leveranciers. MBO Utrecht beschikt over prachtige locaties, waaronder de Onderwijsboulevard met een veelheid aan (les)lokalen, een brasserie, theater, tribune en diverse andere ruimtes die zich – naast het lesgeven – ook uitstekend lenen voor evenementen, bijeenkomsten en workshops.

Je werkzaamheden omvatten onder andere:

• Het coördineren en uitvoeren van onderwijsondersteunende evenementen (zoals open dagen, diplomeringen, opleidingsdagen, ouderavonden) en externe verhuuractiviteiten.
• Afstemming van de (on)mogelijkheden in het gebruik van ruimtes voor evenementen en verhuur met het onderwijs en roosterbureau.
• Het adviseren van de klant over praktische en logistieke keuzes (het inhoudelijke programma is de verantwoordelijkheid van de klant).
• Het ontwikkelen van voorstellen, offertes en draaiboeken en vertaling hiervan naar de praktische voorbereiding en uitvoering met plattegronden en kostenoverzichten.
• Het aansturen van facilitaire diensten en externe leveranciers.
• In samenwerking met docenten het begeleiden van studenten bij de voorbereiding en uitvoering van evenementen (zoals studenten Evenementen, Horeca & Toerisme en Herman Brood Academie).
• Het professionaliseren van de evenementenorganisatie in samenwerking met bestaande structuren, waaronder het opstellen van evenementen- en verhuurbeleid en bijbehorende (jaar)begrotingen.

Je werkt 0,8 tot 1,0 fte, met naar verwachting twee vaste werkdagen voor de afstemming en voorbereiding van evenementen en de professionalisering. De overige uren worden flexibel ingezet, afhankelijk van de evenementenkalender. De meeste evenementen vinden overdag plaats; soms werk je ook ’s avonds of in het weekend. In de schoolvakanties ben je vrij, tenzij er externe evenementen plaatsvinden.

Je profiel

• Minimaal hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in de richting Eventmanagement, Hogere Hotelschool, Facilitair Management of vergelijkbaar.
• Aantoonbare ervaring in een coördinerende en logistieke rol bij evenementen en horeca.
• Communicatievaardigheden, mensgericht, stressbestendig en oplossingsgericht.
• Sterk in plannen, organiseren en schakelen tussen verschillende partijen, maar ook in het opzetten van nieuwe structuren, beleid en afspraken.
• Oog voor hospitality en presentatie, maar ook veiligheid (o.a. BHV) en duurzaamheid.
• Ervaring met een systeem zoals Topdesk (pré).

Wij bieden

• Een veelzijdige functie binnen een professionele en maatschappelijke onderwijsorganisatie.
• Inschaling in schaal 10 van de cao MBO (€3.532 – €5.228 bruto per maand bij een fulltime dienstverband).
• Een aanstelling van 0,8 – 1,0 fte.
• Mogelijkheid om uren op te bouwen voor vrije tijd in (de meeste) schoolvakanties.
• Flexibiliteit in werktijden met vaste dagen in overleg.
• Samenwerking in een enthousiast team waar vertrouwen en kwaliteit centraal staan.

Word jij onze nieuwe Coördinator evenementen en verhuur? Solliciteer nu en word onderdeel van ons team! Wil je meer weten? Neem dan contact op met Alette Janssen via 06-13904989 of a.janssen@mboutrecht.nl. Stuur je sollicitatie (CV en motivatiebrief) via het sollicitatieformulier in.

Let op: bij ontvangst van passende sollicitaties kunnen gesprekken plaatsvinden vóór de sluitingsdatum en kan de vacature eerder vervuld worden.

Aquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld!